Pourquoi trois formats au lieu d'un seul
Le législateur français a fait le choix de l'interopérabilité. Plutôt que d'imposer un format unique, il s'aligne sur la norme européenne EN 16931 qui définit un noyau commun de données pour les factures électroniques en Europe. Chaque format est ensuite une syntaxe différente qui transporte ce noyau commun.
Résultat : peu importe le format que vous émettez, votre PDP peut le convertir avant remise au destinataire. Mais en pratique, certains formats sont plus adaptés que d'autres selon les cas.
Factur-X, le format hybride parfait pour la transition
Factur-X est un PDF/A-3 qui contient deux choses : une représentation visuelle de la facture (le PDF lisible par un humain) et un fichier XML structuré embarqué (lisible par un ordinateur).
L'avantage est immense : votre client peut continuer à voir une facture qui ressemble à une facture, exactement comme avant la réforme. En coulisses, le XML permet aux logiciels de l'intégrer automatiquement.
Factur-X est le standard français recommandé pour la plupart des PME. C'est le format émis par défaut dans Thaelys Ledger.
UBL, le format XML pur pour les flux automatisés
UBL est un XML structuré sans représentation visuelle native. Il est très utilisé dans les grandes entreprises qui ont des flux EDI matures et qui n'ont pas besoin du PDF embarqué.
UBL est aussi le format historique des marchés publics européens : Chorus Pro accepte UBL depuis longtemps.
Si vos clients facturent beaucoup à des grandes entreprises ou à des administrations, UBL est probablement leur format préféré.
CII, le format international des administrations
Cross-Industry Invoice est un XML défini par l'organisme international UN/CEFACT. Il est utilisé pour les transactions internationales et par certaines administrations.
En pratique, CII est moins fréquent que les deux autres en France, mais il existe et toute PDP doit savoir le traiter.
Comparatif rapide
| Critère | Factur-X | UBL | CII |
|---|---|---|---|
| Représentation visuelle | Oui (PDF/A-3) | Non | Non |
| Lisible par humain sans logiciel | Oui | Non | Non |
| Lisible par machine | Oui (XML) | Oui | Oui |
| Standard français recommandé | Oui | Marchés publics | Rare |
| Adoption en PME | Très forte | Moyenne | Faible |
| Taille moyenne d'un fichier | 80 à 300 ko | 5 à 20 ko | 5 à 20 ko |
Notre recommandation pour les cabinets
Émettez en Factur-X par défaut. Vos clients (et leurs clients) verront un document qui ressemble à une facture classique, le PDF garde sa valeur visuelle pour archivage et présentation.
Activez UBL quand un client le demande explicitement, en général parce qu'il facture des grandes entreprises ou des administrations.
Pour la réception, peu importe le format de vos fournisseurs : votre PDP convertit en interne et vous présente toujours les données structurées.
Et la facture papier dans tout ça
Après septembre 2026, la facture papier ou PDF non structuré ne sera plus valide entre entreprises françaises. Si un client envoie une facture par mail au format PDF simple, le destinataire pourra légitimement la refuser.
D'où l'importance de basculer dès maintenant tous vos émetteurs en Factur-X.